Mitä tietoja kerätään?
Tilitoveri Oy kerää asiakkaiden ja erilaisten yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen.
Toiminimi- ja henkilöasiakkaista kerätään nimi, yhteystiedot, verotiedot, tiedot liiketoiminnasta ja muut tietoon tulevat asiakasta koskevat tiedot.
Yhtiöiden ja yhdistysten tiedot eivät ole henkilötietoja. Yhtiöiden ja yhdistysten tosiasiallisista edunsaajista kerätään nimi, henkilötunnus, asema yhtiössä ja yhteystiedot.Yhteystietoina kerätään ihmisten nimiä ja yhteystietoja. Tämä koskee sekä yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilöitä että muita yhteistyötahoja.
Miten tiedot kerätään?
Asiakkaista ja näiden edustajista ja edunsaajista kerätään tiedot asiakkailta, tarvittaessa myös viranomaisten rekistereistä. Asiakastietojen kerääminen perustuu toimeksiantosopimukseen ja lakisääteisiin velvotteisiin.
Miksi tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään?
Asiakkaiden tietoja käsitellään asiakkaan kanssa sovittujen toimeksiantojen ja lakisääteisten velvoitteiden suorittamiseksi.
Edunsaajien tietoja käsitellään rahanpesulain velvoitteiden hoitamiseksi.
Epäilyttävistä liiketoimista toimitetaan tarvittaessa tietoja rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen valvontaviranomaiselle.
Yhteystietojen keräämisen perusteena on Tilitoveri Oy:n oikeutettu etu. Yhteystietoja käytetään sananmukaisesti yhteydenpitoon asiakkaiden, palveluntoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa.
Oikeutettu etu tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että molemminpuolinen yhteydenpito ja asioiden sujuva hoitaminen vaatii yhteystietojen säilyttämistä, eikä tästä katsota olevan rekisteröidyille erityistä haittaa. Tässä yhteydessä käsitellään vain nimiä ja yhteystietoja, ja rekisteröity voi milloin tahansa pyytää omien yhteystietojensa poistoa.
Kauanko tietoja säilytetään?
Tietoja säilytetään sopimuksen voimassaolo ja lainsäädännön vaatimukset huomioiden.
Mitä tietoja käsitellään asiakkaiden puolesta?
Tilitoveri Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä palkanlaskentapalveluita ostaville asiakkailleen.